Zwei Excel-Dateien nach Schlüssel vergleichen
Ein Zell-für-Zell-Vergleich versagt, sobald Zeilen verschoben werden. Der Schlüsselvergleich ordnet Datensätze über eine stabile Kennung zu und prüft anschließend die Felder jedes Paars.
Wählen Sie einen Schlüssel für genau einen Datensatz
Ein geeigneter Schlüssel ist stabil, ausgefüllt und eindeutig. SKU, Personalnummer, Policennummer oder eine Kombination aus Rechnung und Position sind typische Beispiele. Namen und Beschreibungen eignen sich meist schlecht, weil sich Schreibweise und Formatierung ändern.
- Prüfen Sie Leerwerte und Duplikate im vorgeschlagenen Schlüssel.
- Kombinieren Sie mehrere Spalten, wenn eine einzelne nicht eindeutig ist.
- Verwenden Sie in beiden Dateien dieselbe Schlüsseldefinition.
Normalisieren Sie nur unkritische Unterschiede
Versehentliche Leerzeichen zu entfernen ist oft sicher. Groß- und Kleinschreibung bei Namen zu ignorieren kann sinnvoll sein, bei schreibungsabhängigen Kennungen jedoch gefährlich. Eine numerische Toleranz muss einer dokumentierten Geschäftsregel entsprechen und darf Unterschiede nicht bequem verdecken.
Prüfen Sie Ausnahmen in der richtigen Reihenfolge
Beginnen Sie mit doppelten Schlüsseln, da sie eine eindeutige Zuordnung verhindern. Prüfen Sie danach hinzugefügte und entfernte Datensätze und anschließend Änderungen einzelner Felder. Exportieren Sie Ausnahmen mit Hashes und Einstellungen, wenn das Ergebnis eine Kontrolle oder Prüfung unterstützt.